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22 Mars 2021

Nos 5 conseils d’expert pour réussir au mieux votre intégration à distance !

Vous venez de rejoindre une nouvelle entreprise et vos premiers jours se déroulent à distance ? Nos 5 conseils d’expert pour réussir au mieux votre intégration ! 

Vous venez d’intégrer une nouvelle entreprise et, évidemment, la majorité de vos nouveaux collaborateurs travaille à distance. Qui aurait pu imaginer, il y a un an seulement, prendre un nouveau poste sans rencontrer son manager ni son équipe « en vrai » ? Les premiers mots, gestes ou regards ont toujours une grande importance, mais le contexte sanitaire a changé les règles du jeu, et sans doute pour longtemps. Voici donc nos cinq conseils pour réussir son arrivée à l’heure de Zoom et de Teams. 

Conseil n°1 – Organisez un cadre de travail à domicile qui vous convienne et qui vous ressemble


Dans la mesure du possible, sanctuarisez la partie de votre domicile qui sera consacrée au travail. Décorez cet espace de façon à ce qu’il vous ressemble. Veillez à l’arrière-plan que vos collègues pourront distinguer lors des visioconférences, il en dira long sur vous. Sur votre bureau, un mug, une affichette, pourront évoquer l’environnement professionnel tel qu’il existe au siège de votre entreprise. Vous devez vous-y sentir bien, car cela se verra. Mais faites en sorte que le travail n’envahisse pas le reste de votre domicile, afin de pouvoir opérer une vraie coupure le soir venu. 

Conseil n°2 – Assurez-vous de disposer des bons outils technologiques


Quelques jours avant d’intégrer les effectifs dispersés de votre nouvel employeur, assurez-vous d’avoir reçu tout le matériel vous permettant d’être opérationnel dès le premier jour. Vérifiez vos accès à la messagerie et renseignez-vous sur les outils digitaux utilisés par l’entreprise pour communiquer (Slack, Teams ou autre). S’il s’agit d’un système atypique, demandez une formation. 

C’est à votre entreprise de fournir l’équipement indispensable. Certaines accordent des dotations à leurs salariés afin qu’ils puissent s’équiper de bureaux et fauteuils ergonomiques à domicile. Renseignez-vous. Et n’hésitez pas à réclamer à votre employeur tout appareil dont vous auriez besoin, même s’il ne figure pas sur les listes « officielles ». C’est encore le moment de négocier ! Un deuxième écran est par exemple l’assurance de vrais gains de productivité. 

Conseil n°3 – Organisez un temps d’échange individuel avec chaque membre de votre nouvelle équipe


Dans les jours qui suivent votre arrivée, prenez l’initiative d’organiser un temps d’échange individuel d’une quinzaine de minutes avec chacun de vos collègues pour vous présenter et mieux les connaître. 
  
Ce moment privilégié est l’occasion de commencer à percevoir certaines dynamiques d’équipe, de comprendre l’état d’esprit et la culture de l’entreprise, et la façon dont vous allez la faire vôtre. Il serait dommage de négliger ce moment qui, sous ses airs informels, est en fait fondamental car il va en ressortir une première impression. Pensez donc bien à préparer cet échange en amont, en vous renseignant par exemple sur le parcours de la personne que vous êtes sur le point de rencontrer afin de pouvoir lui poser des questions pertinentes à la fois sur le plan professionnel mais également, si vous vous sentez libre de le faire, sur le plan personnel comme échanger sur une expérience à l’étranger ou une activité particulièrement marquée (sport, musique), qui pourraient vous rapprocher et vous trouver des points communs. 
  
Ces temps d’échanges sont aussi l’occasion de mettre en avant de manière informelle vos compétences, vos qualités, et ce qui vous distingue. Cela peut être des projets précédemments réalisés, votre mode de management, votre vision de l’entreprise. N’hésitez pas à partager votre enthousiasme d’avoir rejoint une nouvelle équipe et sur les nouveaux challenges qui vous attendent ! Vous affirmerez ainsi de manière subtile votre leadership et votre motivation. 
  
Si vous êtes amené à manager, vous devrez non seulement comprendre les points forts et le degré d’autonomie propre à chacun, les différentes façons de fonctionner, ceux qui tirent l’équipe vers l’avant, les neutres et ceux qui ralentissent le mouvement. Mais gardez-vous de vous montrer directif tout de suite et méfiez-vous de votre première impression. À distance, et dans un contexte de pandémie, personne ne mérite d’être trop vite rangé dans une case. 

Conseil n°4 – Soyez (encore) plus proactif que d’habitude


Dès le premier jour, vous allez recevoir un maximum d’information. Ce temps peut sembler encore plus long lorsque l’on est derrière une caméra. Profitez-en pour poser toutes les questions que vous aurez préparé en amont, par exemple « quels sont les horaires pratiqués habituellement ? », « il y a-t-il des éléments particuliers à connaître sur la vie de l’entreprise ? », « quelles sont les procédures administratives et qui s’en charge ? » etc.

Au travers d’une webcam, tout est moins spontané. Prendre la parole lors des réunions à distance peut vous demander davantage d’efforts que dans une salle. Il est pourtant important que vous exprimiez votre point de vue et vous fassiez entendre dès votre arrivée. N’hésitez donc pas à faire comprendre à l’organisateur de la réunion que vous souhaitez intervenir, voire même à activer votre micro afin de prendre la parole de façon spontanée, comme cela serait le cas en présentiel. 
  
De plus, mieux vaut dans ces conditions surcommuniquer afin de compenser la « perte en ligne ». Par exemple, accuser réception d’un email ou d’une tâche que l’on vous demande d’effectuer, ou informer votre interlocuteur de votre progression sur tel ou tel sujet permettra d’ancrer davantage votre présence et votre implication dans la vie de l’entreprise. 
  
L’échange est la clé d’une intégration réussie, et c’est encore plus vrai lorsque le « onboarding » se déroule entièrement à distance. Alors montrez-vous curieux, posez des questions et demandez des feedbacks sur vos actions. En bref, rentabilisez votre nouveau micro-casque ! 

Conseil n°5 – En cas de doute, adoptez votre plus belle « poker face »


Intégrer une nouvelle entreprise est souvent source d’angoisse, on a tendance à se poser beaucoup de questions « vais-je être à la hauteur ? », « vais-je être apprécié ? », « vais-je parvenir à m’épanouir dans cette nouvelle culture ? ». L’éloignement complique encore plus la tâche. En visioconférence, les conversations informelles sont moins spontanées. Et les échanges par email sont souvent ambigus, faute d’être soigneusement rédigés. 

Prendre un nouveau poste à distance peut presque sembler abstrait. Il est donc important de trouver votre juste équilibre, celui qui vous permettra d’être en maîtrise de la situation, de vos projets, et de trouver votre place parmi vos collaborateurs. Prenez le temps nécessaire. Et dites-vous que par écran interposé, il est beaucoup plus difficile de deviner la tempête qui s’agite sous votre crâne pixellisé. 

Alors faites-vous confiance. C’est la condition pour ensuite commencer à réfléchir aux premières victoires à emporter, ces « quick wins » qui montreront bientôt à tous qu’avec vous les choses bougent, même à distance ! 



Article de Delphine Daubigney

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