Pourtant, nous avons eu la chance d’observer de jolies histoires se dérouler durant cette période récente. En effet, nous sommes fiers d’avoir non seulement pu concrétiser de nombreux recrutements par téléphone et visioconférences interposés, mais également d’avoir accompagné des dizaines d’intégration « 100 % distancielles ». 

Quelles leçons tirer de ces expériences ? Comment bien accompagner un nouveau collaborateur dans ses premiers pas virtuels au sein de l’entreprise ? Comment l’inclure dans une dynamique d’équipe ? 

Grâce aux nombreux managers que nous avons suivis pendant cette période, nous avons rassemblé les conseils clés pour réussir une intégration à distance. 

Anticiper sur tous les besoins techniques du nouvel arrivant et lui fournir l’ensemble du matériel nécessaire avant le jour J est primordial. Question d’efficacité pour lui, d’image pour vous. 

Le fameux jour venu, avant même d’entrer dans le vif du sujet, vérifiez avec lui qu’il est bien installé. On peut vite oublier qu’un double écran est rarement un luxe lorsqu’on est amené à produire des documents. Est-il possible d’en mettre un à disposition ? Assurez-vous ensuite qu’il dispose de tous les accès aux dossiers partagés et aux logiciels de travail afin qu’il puisse de lui-même trouver les informations dont il aura besoin. 

Il s’agit de lui procurer de la visibilité, afin qu’elle puisse anticiper sur sa première journée, voire sa première semaine d’intégration : Welcome café, première réunion d’information, présentation aux équipes etc. Toutes les composantes d’un onboarding classique doivent être adaptées au format digital. Lors de votre premier échange en tête à tête, passez en revue l’ensemble des réunions et rencontres prévues et quelle est l’importance de chacune d’elles. 

En plus de ces rencontres purement professionnelles, organiser quelques apéros virtuels afin d’échanger avec l’équipe dans un cadre moins formel ne sera pas du temps perdu. Certes, cela ne remplacera pas les discussions spontanées autour d’un café ou dans les couloirs du bureau, mais avec un peu d’organisation cela permet de s’en rapprocher au mieux. 

Il est crucial que le nouvel arrivant saisisse avec acuité les dynamiques internes afin qu’il prenne toute sa place au sein d’un collectif déjà formé et opérationnel. De même, vous devrez passer du temps avec lui afin qu’il s’imprègne rapidement de la culture et des modes de fonctionnement maison (le rythme du business, le ton sur lequel les collaborateurs communiquent entre eux, les horaires, etc.). 

Pour ne pas se perdre, il faut des repères. Afin de préparer au mieux l’arrivée de la recrue, désignez en amont les membres de l’équipe qui vont encadrer son onboarding. Ces interlocuteurs clés lui donneront le sentiment de n’être pas isolée. Elle saura vers qui se tourner pour chacune de ses questions. 

Le nouvel arrivant doit ensuite devenir acteur de son propre onboarding. Lui fixer, dès les premiers jours, des tâches concrètes à réaliser l’aidera à franchir ce pas. Le mobiliser évitera le risque d’un désengagement provoqué par un trop plein de formations et de théorie. De plus, il pourra ainsi constater les premiers effets concrets de son travail, tandis que vous évaluerez ses capacités en situation réelle. Il s’agit de jauger les efforts fournis davantage que le résultat, car le nouveau aura peut-être besoin d’un peu plus de temps pour s’intégrer et révéler son potentiel que lors d’une procédure d’accueil traditionnelle. 

Certains de nos clients ont profité de ces confinements pour digitaliser leur processus d’onboarding. C’est le cas par exemple du laboratoire Sinclair, qui a intégré deux responsables marketing en 100% digital, et pour qui cela a été un réel succès ! 

Une phase d’accueil bien anticipée, préparée et organisée permet d’accompagner au mieux les premiers pas dans l’entreprise d’un nouveau collaborateur et accélère son intégration. Le 100% digital demande simplement un effort d’organisation supplémentaire. Le jeu en vaut la chandelle. Car s’il est bénéfique pour vos nouveaux collaborateurs, il contribue aussi à renforcer votre marque employeur et donc à vous faire sortir du lot ! 

Article de Delphine Daubigney